Expert-comptable location avec conducteur : une offre dédiée aux entreprises qui louent camion et chauffeur.

L'article L3211-1 vise l'exercice des professions « de transporteur public routier de marchandises, y compris de déménagement, ou de loueur de véhicules industriels avec conducteur ». Côté réglementaire, le chapitre sur l'accès à la profession s'applique « aux entreprises de transport public routier de marchandises, de déménagement et de location de véhicules industriels avec conducteur destinés au transport de marchandises » (R3211-1).

L'entreprise qui souhaite exercer comme « loueur de véhicules industriels avec conducteur destinés au transport de marchandises » formule sa demande auprès du préfet de la région de son siège. L'autorisation est délivrée lorsqu'elle satisfait aux exigences « d'établissement, d'honorabilité professionnelle, de capacité financière et de capacité professionnelle prévues aux articles R. 3211-19 à R. 3211-42 » (R3211-7). La capacité financière se calcule donc avec le barème de l'article R3211-32, qui fait partie de ces articles : l'outil de calcul l'applique à votre flotte.

Le contrat type de l'annexe VIII (en vigueur depuis le 1er septembre 2021) organise ce partage :

Le même texte définit le véhicule industriel comme « tout véhicule moteur ou ensemble de véhicules, munis de roues, affectés au transport de marchandises et pourvus ou non de leurs accessoires » (art. 1er).

Ce cadre s'applique par défaut : selon l'article L3223-1, « A défaut de convention écrite définissant les rapports entre les parties au contrat sur les matières mentionnées au premier alinéa, les clauses de contrats types s'appliquent de plein droit. » Un contrat écrit doit comporter « des clauses précisant les obligations respectives des parties dans les conditions d'emploi du conducteur et dans l'exécution des opérations de transport » (même article).

La loi pose le principe : le contrat « assure la couverture des coûts réels du service rendu dans des conditions normales d'organisation et de productivité » (L3223-1). L'obligation de pratiquer un prix qui couvre « les charges entraînées par les obligations légales et réglementaires, notamment en matière sociale et de sécurité », « les charges de produits énergétiques et d'entretien », « les amortissements ou les loyers des véhicules », les frais de route, les péages, les frais de documents de transport et les timbres fiscaux vise expressément les « loueurs de véhicules industriels avec conducteur » (L3221-1).

Le contrat type détaille la rémunération (annexe VIII, art. 16.1 et 16.3) :

• elle comprend « une part fixe, qui correspond à la mise à disposition exclusive du véhicule et à celle d'un conducteur, et une part variable qui inclut : la distance kilométrique effectivement parcourue et, le cas échéant : les éventuelles prestations annexes ; les frais de péage ; les heures effectuées par le conducteur au-delà de la durée contractuelle ; les majorations liées au travail de nuit ou des jours fériés » (art. 16.1 ; les tirets du texte sont rendus par des points-virgules) ;
• « Le prix est indexé dans les conditions définies par les articles L. 3222-1 et L. 3222-2 du code des transports » ; la loi le dit aussi : ces deux articles « sont applicables aux contrats de location de véhicules avec conducteur destinés au transport routier de marchandises » (L3223-3) ;
• « En cas d'interruption du service imputable au loueur ou à la force majeure, le prix de la location est réduit au prorata de la durée de cette interruption. »

Quand le locataire est un transporteur ou un loueur, chacun doit pouvoir produire « un document justifiant du prix conclu » pour les opérations de mise à disposition d'un véhicule avec conducteur, s'agissant d'un transport intérieur ou à la fois intérieur et international (L3221-3, 2°).

La facture « doit être réglée dans un délai qui ne peut excéder trente jours à compter de la date de son émission » (annexe VIII, art. 17.1). Le code de commerce retient le même plafond pour « la location de véhicules avec ou sans conducteur » (art. L441-11, II, 5°).

Quand un transporteur loue un véhicule avec conducteur pour exécuter un contrat de transport qu'il n'assure pas par ses propres moyens, « le loueur a une action directe en paiement de ses prestations à l'encontre de l'expéditeur et du destinataire. Ces derniers sont garants du paiement du prix de la location dû par le transporteur auquel ils ont confié l'acheminement de leurs marchandises. Toute clause contraire est réputée non écrite. » (L3223-2).

Avant de signer, ce transporteur doit s'assurer que le loueur « est habilité à exécuter les opérations qui lui sont confiées » (R3224-2) : votre licence et votre inscription au registre lui permettent de le vérifier.

Selon l'article 18 de l'annexe VIII (18.2 à 18.4) :

« Pendant la période de préavis, les parties maintiennent l'économie du contrat. » En cas de manquement grave ou de manquements répétés, la résiliation sans préavis ni indemnités suppose une mise en demeure restée sans effet pendant quinze jours (art. 18.4).

• Suivi par contrat : la part fixe se facture sur la durée de mise à disposition, la part variable sur des relevés (kilomètres, péages, heures au-delà de la durée contractuelle, majorations). Garder ces relevés rattachés à chaque facture facilite la justification du prix prévue par L3221-3.
• Interruptions de service : une interruption du service imputable au loueur ou à la force majeure réduit le prix « au prorata de la durée de cette interruption » (art. 16.3) ; mieux vaut l'identifier avant d'émettre la facture du mois.
• Indexation carburant : la révision de L3222-1 s'applique à la location avec conducteur (L3223-3).
• Capacité financière : tous les véhicules utilisés pour l'activité entrent dans le calcul (R3211-34) ; elle doit être démontrée chaque année, sur pièces comptables (R3211-32 et R3211-35).